İş aramak ve mülakatlardan geçerek yeni bir iş sahibi olmak, sıkıntılı bir süreç olabilir. Sadece her insan yeni bir iş bulduğunda, başlamak için vakit yitirmek istemez. Bu aşamada son adım olan evrak teslimini tamamlamak gerekmektedir. Şirketler, yeni işe başlamış olacak olan kişilerden bazı evraklar talep ederler ve sonrasında yeni bir işinizin olduğu resmiyet kazanır. Çoğu birey işe girerken istenen belgelerin neler bulunduğunu merak etmektedir. Yazımızda işe giriş evrakları hakkında detaylı data vereceğiz. 

İşe Giriş Evrakları nelerdir?

İşe giriş evrakları şirket bazında bazı farklılıklar gösterse de, personel dosyasına eklenmesi şart olan belgeler mutlaka her şirket tarafından istenmektedir. Yeni bir işe girerken çalışanlardan kimlik fotokopisi, diploma belgesi, ikametgah belgesi ve adli sicil kaydı benzer biçimde önemli evraklar talep edilmektedir. İşe giriş evrakları firmaların işe yeni aldıkları kişiler hakkında informasyon sahibi olmalarını sağlarken, mülakat esnasında verilen bilgilerin de doğru olup olmadığını göstermektedir. 

İşe Girerken İstenen Belgeler nelerdir?

İşe girerken istenen belgelerin büyük bir kısmı e-Devlet sistemi üzerinden rahatlıkla alınmaktadır ve istenen evraklar şu şekildedir:

Kimlik fotokopisi

Nüfus kayıt örneği

İkametgah belgesi

diploma fotokopisi

sıhhat raporuAdli sicil kaydı

Vesikalık fotoğraf (2 adet)

Askerlik vaziyet belgesi (adam adaylar için)

Aile vaziyet belgesi 

Yukarıda adı geçen evraklar içinde e-Devlet sistemi üzerinden alınmayan çok az belge bulunmaktadır. Kalan belgeler; fotokopisi alınması ihtiyaç duyulan veya hastaneye veya aile hekimine giderek çıkartılması ihtiyaç duyulan belgelerdendir. Esasen, işe giriş esnasında sunulan tüm belgelerin özlük dosyasında olması lazımdır. Sadece firmaların bazıları personel özlük dosyasına ilave etmek için başka belgeler de isteyebilir. Bu belgeler ise şu şekildedir:

İşveren ile işçi arasında imzalanmış olan hizmet ve iş sözleşmesi,

Şoför olarak çalışacaklar için yeterlik belgesi fotokopisi,

Çalışana zimmetlenmiş araç/gereçler var ise bu tarz şeylerin zimmet belgeleri,

Yabancı işçiler için çalışma izni belgesi.

Personel Evrakları Kaç Yıl Saklanmalı?

İşe giriş esnasında çalışanlardan istenen evrakların tümünün özlük dosyasında olması gerektiğinden bahsetmiştik. Bu noktada çoğu kişi bu evrakların ne kadar süre ile saklanması icap ettiğini merak etmektedir. Özellikle firmaların bu konuya dikkat etmesi önemlidir. Diğer yandan 4857 sayılı İş Kanununda bu mevzuya dair ayrıntılar verilmese de, 5510 sayılı toplumsal Sigortalar ve Genel sağlık Sigortası Kanununda yer edinen mevzuata bakılırsa işyerinde bulunan resmi kayıt ve evrakların 10 yıl süre ile saklanması gerekmektedir. Personelin işe girişte sunmuş olduğu belgelerin saklandığı özlük dosyası da resmi evrak kategorisinde bulunmuş olduğundan, 10 yıllık süre şartı uygulanmalıdır. Bunun nedeni; SGK ile alakalı vakit aşımı süresinin 10 sene olmasıdır.

İşe giriş evrakları birçok açıdan önemlidir ve belgeler teslim edildikten sonrasında, firmanın muhasebe veya özlük işleriyle ilgilenen departmanı ferdin işe giriş işlemlerini gerçekleştirmektedir. Böylelikle sigorta girişi yapılır ve birey resmen söz mevzusu firmada ücretli olarak yeni işine başlamış olur.